Какво трябва да знаете за документите в трудовото ви досие

Темата за защитата на личните данни продължава да бъде изключително чувствителна, особено когато става въпрос за гражданските права на хората. В контекста на трудовите взаимоотношения между работодател и работник или служител този въпрос придобива особена значимост.

Размяната на огромен набор от документация между страните по трудовото правоотношение често поставя въпроса:

какви документи има право да събира и съхранява работодателят в трудовите досиета на работниците?

Съгласно Кодекса на труда работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител. Това трудово досие се създава при постъпване на работа и включва всички документи, свързани с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение.

Трудовите досиета са основен елемент за управление на човешките ресурси

и са необходими за осигуряване на прозрачност и законност в трудовите взаимоотношения. Документите могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи, а видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят от закона.

Работникът или служителят при писмено искане има право да получава заверени копия от съхраняваните за документи, а работодателят е длъжен да му издаде и предостави необходимите документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, в 14-дневен срок от искането.

Когато работодателят създава и съхранява електронни документи в трудовото досие, той е длъжен да уведоми работника или служителя. Редът и начинът за уведомяване се определят с Правилника за вътрешния трудов ред. В трудовия договор или в друга писмена форма страните по трудовото правоотношение могат да дадат изрично съгласие да бъдат адресати на електронни изявления относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение.

Съгласието може да се даде преди, едновременно със или след възникването на трудовото правоотношение.

Всяка от страните по трудовото правоотношение има право по всяко време да оттегли съгласието си да бъде адресат на електронни изявления. И тук по искане на работника или служителя работодателят е длъжен в срок от 14 дни да му издаде и да му предостави в електронен вид документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, както и електронните документи, съхранявани в трудовото му досие. Също така по искане на работника или служителя работодателят е длъжен в срок 14 дни да му издаде на хартиен носител преписи от електронните документи, които са част от трудовото му досие.

Електронните документи, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя, са:

Едностранни документи, създадени от работодателя, като заповед за назначение, заповед за уволнение, заповед за отпуск, служебни бележки и пр.
Едностранни документи, създадени от работника или служителя, като молба за отпуск, молба за напускане и заявление за промяна на работното време и пр.
Документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение, като трудов договор, допълнително споразумение и протокол за предаване и приемане на материали и пр.
Документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, като медицинско свидетелство, свидетелство за съдимост и сертификати и дипломи и пр.
Други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение, като лични данни и контакти, трудова книжка в електронна форма, оценки на изпълнението и фишове за заплата и пр.

Работодателите

носят отговорността да гарантират сигурността и конфиденциалността на личните данни

на своите работници и служители, като същевременно осигуряват прозрачност и достъп до информация.

Справка:

чл. 128а от Кодекса на труда;

чл. 128б от Кодекса на труда;

чл. 3, чл. 4, чл. 5, чл. 6 от Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.